Inregistrarea biroului de acasa ca si cheltuiala deductibila

Law 4

Cum deducem cheltuielile cu biroul de acasă?

O întrebare adresată foarte frecvent contabililor din Marea Britanie este legată de modul în care pot fi deduse cheltuielile cu biroul de acasă al unei companii cu răspundere limitată.

Din păcate, reglementările HMRC (Her Majesty’s Tax and Revenue Service) pe acest subiect nu sunt foarte clare și formularea lor destul de ambiguă provoacă frecvent confuzie. Conform HMRC, pot fi deduse cheltuielile ”normale și rezonabile” ale biroului unei companii. Evident însă că ele diferă în funcție de mărimea și activitatea firmei iar felul în care fiscul interpretează suma cheltuielilor ”rezonabile” depinde de un număr de factori.

Deducerea unei sume mai mari de £4 pe săptămână pentru biroul de acasă este considerată o cheltuială ”semnificativă” de către HMRC și trebuie justificată cu documente și facturi. În anumite cazuri, se poate ajunge chiar la o investigație fiscală și penalizări importante. Acest prag săptămânal ne oferă deci două opțiuni de a înregistra cheltuielile cu biroul de acasă, să vedem care sunt avantajele și dezavantajele lor.

Opțiunea simplă – o sumă fixă

Cea mai simplă soluție de a deduce o mică parte a cheltuielilor de acasă este suma fixă de £4 pe săptămână agreată de HMRC. Asta înseamnă că se pot înregistra în total £16 pe lună sau £208 pe an. Această sumă poate fi trecută direct în contabilitate, fără a fi nevoie de a fi justificată prin bonuri, facturi sau în nici un alt mod. Deși nu reprezintă o sumă mare și în mod sigur nu acoperă nici măcar o mică parte a cheltuielilor casei, marele avantaj este că nu se cumulează cu alte cheltuieli deductibile. Fiscul nu pune nici un fel de întrebări și nu se vor obosi să verifice dacă într-adevăr o parte a locuinței este folosită ca birou. Se pot astfel economisi £208 pe an fără bătaie de cap.

Opțiunea complicată – justificarea cheltuielilor

Această soluție alternativă permite decontarea unor sume mai importante însă implică mult mai multă muncă și anumite riscuri. O parte a cheltuielilor locuinței sunt eligibile pentru scutiri de taxe și există posibilitatea de a le înregistra în contabilitate drept consum al biroului firmei.

Pentru această opțiune, este obligatoriu să lucrați cu adevărat de acasă, perioade semnificative de timp. Dacă sunteți mult timp plecat și decontați de exemplu cheltuieli cu cazare, combustibil sau transportul în comun, fiscul își va dea imediat seama că biroul de acasă nu este folosit și nu se justifică. La fel și în cazul în care din documente reiese că lucrați mai mult la sediul sau domiciliul clienților.

Primul pas este a semna un contract de închiriere între proprietarul casei și companie, chiar dacă ele aparțin aceleiași persoane. Se poate încerca decontarea cheltuielilor și fără un astfel de contract formal, însă este bine să existe unul. Fără un contract, riscul este ca HMRC să considere că suma plătită pentru chiria spațiului este de fapt o formă ascunsă de salariu, caz în care se aplică taxele și contribuțiile pentru asigurări ale unui salariu normal.

Printr-un contract de închiriere, chiria se deduce și nu este luată în calcul la taxare, fiind astfel scutită de Corporation Tax. Există însă câteva aspecte care trebuie tratate cu mare atenție:

  • Trebuie să existe o cameră dedicată biroului companiei. Nu este suficientă de exemplu declararea mesei din bucătărie sau sufragerie drept ”birou”, ci este nevoie să aveți un spațiu mobilat ca atare. Atenție, fiscul poate veni în inspecție!
  • Valoarea chiriei percepute trebuie să fie o sumă realistă. O aproximare bună este rata percepută în zonă pentru închirierea unui camere cu dimensiuni similare ca birou. Se pot găsi rapid astfel de anunțuri pe Internet sau în ziarele locale.
  • Pentru a evita orice neplăceri cu fiscul, puteți chiar apela la serviciile unui expert imobiliar, care va stabili o valoare corectă a chiriei. Din când în când, suma poate fi actualizată dacă au loc schimbări majore pe piața imobiliară din zonă.
  • Toți banii obținuți din chirie trebuie incluși în declarațiile personale de taxare și se vor plăti în acest fel impozitele către stat. Din această cauză, economiile realizate nu sunt atât de mari cum ar părea la prima vedere.
  • Există pericolul ca în momentul vânzării locuinței, HMRC să considere că se aplică așa-numita taxă pentru câștiguri de capital (Capital Gains Tax). Tranzacțiile imobiliare ale persoanelor fizice sunt scutite de această taxă, însă în cazul în care o parte a locuinței a fost utilizată de firmă, fiscul poate impune taxa pentru o parte proporțională a sumei de vânzare. Acest risc poate fi evitat dacă se demonstrează că spațiul avea o destinație mixtă, era folosit de exemplu și ca birou pentru business dar și pentru exerciții fizice în timpul liber.

Sunt deductibile o parte a cheltuielilor pentru electricitate, gaz și telefonie. Atenție, anumite surse online susțin că pot fi înregistrate și chirii, ipoteci sau council tax – acest lucru este fals. În general, HMRC consideră deductibile doar cheltuielile strict pentru business, nu și pe cele care erau plătite oricum pentru uz personal. Astfel, nu poate fi înregistrat costul facturii de Internet a locuinței însă un abonament broadband business este deductibil.

Suma care poate fi decontată pentru cheltuielile eligibile se calculează în funcție de suprafața locuinței care este folosită pentru business și de numărul de ore în care funcționează în acest scop. De exemplu, dacă o locuință are 3 camere dintre care una este biroul companiei, costul utilităților eligibile se împarte la 3. Rezultatul de mai împarte încă o dată la 2, în cazul în care firma folosește spațiul respectiv doar jumătate dintr-o zi.

 

Care dintre cele două opțiuni este cea mai bună? Asta depinde de specificul companiei dumneavoastră. Dacă nu lucrați de acasă, suma fixă săptămânală este o metodă comodă de a face o mică economie. În cazul în care o mare parte a activității firmei se desfășoară în biroul de acasă, se pot realiza scutiri de taxe mult mai mari însă procedura este mai dificilă. Pentru orice nelămuriri, nu ezitați să apelați la sfatul unui contabil.

28.07.2016