Cum întocmim corect o factură

Law 4

Facturarea este un aspect foarte important al activității unui contractor sau a unei societăți cu răspundere limitată din Marea Britanie. Pentru a încasa banii de la clienți, trebuie emisă o factură la sfârșitul fiecărei perioade de plată (de obicei săptămânal sau lunar). Orice eroare de întocmire a facturii poate duce la întârzieri nedorite sau la probleme contabile.

Pentru a respecta legea engleză, o factură trebuie să includă în mod obligatoriu următoarele elemente:

  • termenul ”factură” (invoice) trebuie să apară neapărat
  • un număr unic de identificare a facturii
  • numele, adresa și numărul de înregistrare al companiei dumneavoastră
  • numele și adresa clientului
  • data de facturare
  • data livrării (tax point), dacă diferă de data de facturare
  • descrierea clară a bunurilor sau serviciilor facturate (poate fi de exemplu și un număr de ore de muncă)
  • suma facturată
  • valoarea TVA și procentul care se aplică
  • suma totală de plată

Facturile emise de o companie cu răspundere limitată (Limited company sau LLP) trebuie să includă numele complet al companiei. Dacă pe factură apare numele unui director sau membru al companiei, trebuie menționați și toți ceilalți directori sau membri.

Dacă firma emitentă este înregistrată în scopuri de TVA, există câteva reguli de facturare în plus, care pot fi consultate pe larg pe site-ul HMRC:

  • numărul facturii trebuie să fie unic și secvențial. Orice factură numerotată care este greșită sau anulată trebuie păstrată și prezentată inspectorului fiscal.
  • pe factură trebuie să apară numărul de înregistrare ca plătitor de TVA al companiei
  • valoarea și procentajul oricărei reduceri care se aplică
  • în cazul în care sunt incluse bunuri sau servicii scutite de TVA, trebuie menționat clar acest lucru și valoarea totală a acestora se calculează și se trece separat pe factură
  • pentru fiecare element facturat se trece valoarea fără TVA, cantitatea, rata de TVA care se aplică și prețul total fără TVA
  • în cazul vânzărilor cu amănuntul în valoare de £250 sau mai puțin (inclusiv TVA), se poate emite o factură simplificată (detalii pe site-ul HMRC)

Pe lângă elementele care sunt obligatorii prin lege, o factură bine făcută respectă și alte reguli nescrise. Foarte important este chiar aspectul ei, căci factura este un document reprezentativ pentru compania care îl emite. Pentru un aspect plăcut, se pot folosi culori, fonturi speciale, logo-ul companiei sau alte elemente grafice. Descrierea produselor sau a serviciilor trebuie să fie într-un limbaj clar și fără greșeli gramaticale. Nu în ultimul rând, este bine ca aspectul documentului să se potrivească profilului companiei – o factură emisă de o firmă serioasă trebuie să fie sobră.

Un alt aspect cheie este claritatea. Chiar dacă factura este corect întocmită, detaliile neclare pot duce la plăți întârziate atunci când clientul sună ca să ceară anumite explicații, de exemplu. Prețul de pe factură trebuie să fie cel stabilit de comun acord și să includă toate reducerile sau ofertele speciale promise. Descrierea cât mai clară a produselor și serviciilor facturate ne poate scuti de mult timp pierdut cu explicații suplimentare.

Este în interesul nostru ca factura să poată fi achitată rapid și ușor. Cel mai bine este ca modalitatea de plată să fie discutată în avans cu clientul. Factura trebuie să conțină toate informațiile necesare pentru efectuarea plății – spre exemplu toate detaliile bancare (număr de cont, cod Swift, numele băncii etc). Dacă nu se specifică un termen de plată, acesta este implicit de 30 de zile, conform legii britanice. Probabil însă că majoritatea clienților vor plăti oricum mai rapid. Dacă nu s-a discutat o metodă de plată în avans, se poate specifica modalitatea preferată pe factură, în special dacă vrem să evităm plata mai greoaie prin cec bancar.

Pentru a face plata și mai ușoară, este o idee bună să includem pe factură metode alternative de achitare a ei. Plata prin servicii online, cum ar fi PayPal, este din ce în ce mai populară în ziua de azi. În cazul emiterii unei facturi electronice, se poate include link-ul direct spre contul nostru online astfel încât clientul să poată plăti printr-un singur click.

În rezumat, o factură bună trebuie să fie atât corectă din punct de vedere legal cât și aspectuoasă, clară și ușor de achitat. Cu cât facem viața mai ușoară clientului, cu atât creștem șansele ca acesta să continue să lucreze cu noi.

Conform statisticilor, problemele legate de fluxul de încasări sunt principala cauză a falimentului firmelor din Marea Britanie. De multe ori, plățile întârzie datorită unor erori de facturare. Este deci foarte important să întocmim factura corect, conform regulilor de mai sus. Pentru orice nelămuriri, nu ezitați să apelați la sfatul unui contabil.

28.06.2016