Ce este declarația de conformitate?

Law 4

Toți directorii companiilor cu răspundere limitată din Marea Britanie au obligația să depună o dată pe an la Registrul Companiilor (Companies House) un document care să confirme diverse date despre activitatea firmei.
Acest document se numește acum Declarația de Conformitate (Confirmation Statement) dar până în luna iulie 2016 era cunoscut ca Raportul Anual (Annual Return).
Care sunt diferențele dintre cele două formulare? În Declarația de Conformitate se regăsesc toate informațiile din vechiul Raport Anual, s-a adăugat doar o rubrică despre persoanele care dețin un control semnificativ (Persons of Significant Control).
Registrul Companiilor consideră că o persoană cu control semnificativ îndeplinește una din următoarele trei condiții: deține mai mult de un sfert din acțiunile sau drepturile de vot ale firmei, are dreptul să numească sau să revoce majoritatea membrilor consiliului de administrație sau are în orice alt mod o influență semnificativă asupra companiei.
Pentru a completa Declarația de Conformitate trebuie să ai la îndemână următoarele informații, pe care ți le explicăm pe scurt:

  • Numele firmei – așa cum figurează la Registrul Companiilor
  • Numărul de înregistrare al companiei (CRN) – acesta apare pe certificatul de înregistrare dar și pe orice alt document pe care îl primești de la Registrul Companiilor
  • Structura capitalului – se depune doar dacă este prima Declarația de Conformitate a firmei sau dacă au existat modificări în structura acțiunilor (cum ar fi o majorare de capital). Include informații complete despre numărul total de acțiuni, valoarea lor și drepturile fiecărei clase de acțiuni (dacă există mai multe).
  • Detalii despre acționari și directori – numele, adresa și numărul de acțiuni pe care le deține fiecare
  • Trebuie să specifici dacă acțiunile companiei au fost tranzacționabile în ultimul an, pe orice piață reglementată din Marea Britanie sau din străinătate (de exemplu o bursă de valori).
  • Informații despre persoanele care dețin un control semnificativ – cei care se încadrează în criteriile menționate mai sus.
  • Codul SIC (Standard industry classification) – are cinci cifre și indică sectorul de activitate, echivalentul codului CAEN din România
  • Activitatea firmei – câteva detalii despre operațiunile zilnice
  • Tipul companiei (publică sau privată) și adresa oficială
  • Adresa de inspecție (SAIL) – locul unde se află documentele firmei, în cazul în care diferă de adresa oficială
  • Informații despre secretară (dacă există)

Declarația de Conformitate se depune o dată pe an, cu cel mult două săptămâni înainte de data limită. Data limită este la un an după înființarea companiei sau un an de la depunerea ultimei declarații.
Atenție, nedepunerea Declarației de Conformitate este o faptă penală care poate duce la condamnarea directorului companiei, documentul trebuie completat chiar dacă firma este suspendată!
În plus, Registrul Companiilor poate să radieze pur și simplu firma, caz în care bunurile ei pot trece în proprietatea statului. Chiar dacă nu se ajunge la asta, re-înregistrarea companiei este un proces lung și costisitor.
Declarația de Conformitate se poate completa online sau depune în format fizic, folosind formularele de pe site-ul Registrului Companiilor. Dacă vreți să scăpați de o grijă, nu ezitați să cereți ajutorul firmei dumneavoastră de contabilitate, care se poate ocupa de această formalitate.